Vállalkozóként valószínűleg mindent saját magad szeretsz irányítani, mert csak abban bízol, amit te megteszel. Azt gondolod, akkor van elvégezve a munka, ha a te kezedben van. Mindenkinél jobban tudod, hiszen a te vállalkozásod a te gyereked. Érte pedig mindent.
De figyelj Frodó! Időnként hagynod kell, hogy segítsenek. Valójában kulcsfontosságú, hogy megengedd magadnak ezt a “luxust”. Ha nem így teszel, drágán fizethetsz miatta.
Ha megengeded másnak, hogy elvégezzen helyetted bizonyos feladatokat, akkor a vállalkozásod szempontjából legfontosabb feladatokra fókuszálhatsz.
Nyilvánvaló, hogy nem szabad bármibe vakon beleugrani. A megfelelő virtuális asszisztens kiválasztásakor szem előtt kell tartani néhány dolgot.
5 szempont virtuális asszisztens kiválasztásakor
1. Mire van szükséged?
Oké. Abban akkor megegyezhetünk, hogy a fejlődéshez szükséged lesz egy idő után segítségre. De pontosan mire?
Arra, hogy felvegyék helyetted a telefont és megtöltsék a határidőnaplód?
Arra, hogy figyeljék és válaszoljanak az e-mailjeidre?
Arra, hogy mindig elérhető legyen, vagy csak adott napokon vagy napszakokban?
A megfelelő virtuális asszisztens kiválasztásának első lépése, hogy jó mélyre leásol az igényeidbe, és pontosan meghatározod, mire van szükséged. Ha tudod, milyen feladatokat akarsz delegálni, könnyebben tudsz segítséget kérni.
2. Ellenőrizd le a referenciákat!
Ha valaki másra bíznád a vállalkozásod egyes feladatait, meg kell győződnöd arról, hogy el tudja látni a feladatokat. Kérj referenciákat és ajánlásokat, hogy jó döntést hozhass! Ha a referenciáik nem meggyőzőek, akkor valószínűleg el kell engedned az érintett jelöltet. Messziről jött ember ugyanis bármit mondhat és írhat magáról.
A referencia ellenőrzése megnyugtatja az elmét és biztosítékot jelent arra, hogy a jelölt alkalmas az Egy gyűrű Mordorba szállítására.
3. Határozd meg az elvárásaid!
Te tudod, mire van szüksége a vállalkozásodnak, de vajon a virtuális asszisztens tudja-e?
Napjainkban sokan ebben a szakmában keresik a rugalmas megélhetés forrását és azt hirdetik, hogy gyakorlatilag bármilyen üzletágban segíthet. Megeshet, hogy találsz ilyet, de kicsi rá az esély. Ha rendelkezik hasonló téren szerzett tapasztalattal, bingó, ha nem, bukta.
Egy home officeban dolgozó anyuka például több cégnek dolgozik és a figyelmét sok más tényező elvonja. Kicsi az esély arra, hogy képezni tudja magát újabb és újabb szakterületeken. Ezzel szemben egy professzionális call centerben a folyamatos képzés és tréning az alapszolgáltatás része.
4. Találkozz személyesen a jelöltekkel!
A virtuális asszisztenst nem sokat fogod látni munka közben, mert helyileg máshol lesz, azért csak találkoznod kell vele személyesen.
Az első benyomás nagyon fontos. Papíron bárki “jól hangozhat”.
A személyes találkozás alkalmával nemcsak azt tudod leellenőrizni, hogy működik-e köztetek a kémia, hanem azt is, hogy szakmailag kompetens-e. Nem fogod kiadni a kezedből a céged, ha nem érzed a szakmaiságot és a szimpátiát.
Amennyiben nem erre szakosodott céget választasz, akkor számolj azzal, hogy rengeteg időd elmehet az interjúztatással.
5. Teszteld le!
Egy beszélgetés, egy személyes találkozó kezdetnek nem rossz, de az nem derül ki, hogy a potenciális jelölt(ek) hogyan tud dolgozni és kommunikálni nyomás alatt.
Virtuális asszisztenst sok esetben ügyfélszolgálati és kommunikációs feladatokra keresnek a kis- vagy egyéni vállalkozók.
Kérj egy próbanapot (természetesen fizesd ki) és ellenőrizd le, hogy valóban elérhető-e és el tudja látni a rá bízandó feladatokat. Ha nem elérhető és nem tud folyamatos kapcsolatot tartani az ügyfeleiddel, akkor valószínűleg passzolnod kell.
Egy virtuális asszisztens kiválasztása ijesztőnek tűnhet, de nem feltétlen olyan nehéz kihívás, mint harcba menni az Orkokkal.
Kérd ingyenes virtuális asszisztens (teletitkárnő) szolgáltatásunkat egy hónapra és engedd el azokat a terheket, amiket nem feltétlen neked kell cipelned!
