A virtuális asszisztens iránti igények keresleti és kínálati oldalon is felfutó ágban vannak. Egyre többen adják fel 8 órás irodai munkájukat és ugornak fejest a szabadúszó szakértők mély tengerébe.

Az otthoni rugalmas munkavégzés valóban kecsegtető sokak számára, főleg, ha rendelkeznek a feladathoz szükséges szakmai háttérismeretekkel és eszközparkkal is.

A sikeres virtuális asszisztenssé váláshoz azonban nem elég a legújabb technológiai megoldások, vagy az egyéb tanulható képességek ismerete. Szükség van egyéb készségekre is!

Lágy készségek, adottságok

Összegyűjtöttünk 9 olyan lágy (soft) készséget, ami egy virtuális asszisztens személyiségéről, habitusáról, jelleméről árulkodik.

Ezeket a készségeket is lehet fejleszteni, de jóval nehezebben, mint a szakmai ismereteket, hiszen olyan dolgokon kell adott esetben változtatni, amit egész addigi életünkben csináltunk. Íme tehát 9 olyan készség, amivel egy tökéletes virtuális asszisztens rendelkezik.

1/ Kivételes kommunikációs készségek

Virtuális asszisztensként (VA) nincs lehetőség arra, hogy átsétáljunk a szomszéd irodába, és átbeszéljük a főnökkel/megbízóval a teendőket. Egy VA-nak mesterfokra kell tökéletesítenie a telefonos és az emailes kommunikációt. Tudnia kell, mikor, mely napszakban, milyen formában, mennyi információval lássa el partnerét. Ez nem csak munka, jóval inkább kihívás.

2/ Fejlődés és tanulási vágy

Egy VA, aki nem képzi magát, óhatatlanul lemarad, és egy idő után nem tudja hozni az elvárt eredményeket. Aki hosszú távon így képzeli el a munkáját, folyamatosan tanul, új képesítéseket szerez, megismerkedik a legújabb technológiákkal, esetleg új területeken is kiképzi magát.

3/ Aktív hallgatás

VA-ként lesz olyan ügyfél, aki kiszámítható időben és formában kommunikál. Más ad hoc telefonál, és elmondja a legújabb ötletét, és az azzal kapcsolatos teendőket. Egy profi VA mindig éber, kiszűri a lényeget, és ha kell, kérdez, hogy pontosan megértse a feladatot.

4/ Felhő alapú munka

Az alap kommunikációs eszközök (Skype, Google Drive, stb.) ismeretén túl jártasnak kell lenni speciális online eszközök használatában. Ilyen lehet egy jelszókezelő, egy projektkezelő felület (pl. Asana), egy file megosztó, vagy a prezentáció készítő szoftverek. Ha az ügyfél nem ismeri ezeket, a VA segíthet neki a munkafolyamatok beállításában, hatékonyabbá téve az együttműködést.

5/ Kiváló időgazdálkodás

Az ideális VA arra törekszik, hogy a munkáját határidőre és pontosan tudja elvégezni. Ehhez kiemelkedő időgazdálkodási képességekkel kell rendelkeznie, hiszen egyszerre több ügyféllel dolgozik, miközben sok egyéb feladat elvégzése is várhat még rá.

6/ Kiváló kutatási képesség

Egy VA-t olyan feladatokra is felkérhetik, amiről kevés tapasztalata van.  Az ügyfél lenyűgözése érdekében a VA képes olyan témákba is beleásni magát, ami akár teljesen ismeretlen számára. Természetesen itt egyszeri vagy kisebb faladatokról beszélünk, amik nem túl megterhelő kutatást, de annál több leleményességet igényelnek.

7/ Szervezési készségek

A több ügyféllel való munka kihívást jelent a munkafolyamatok szervezettségének szintjén is. Előnyös, ha a VA rendszerben gondolkodik, archivál, és nyomon követi a határidőket. Sokat elárul egy VA szervezettségéről a rendezett munkaasztala is.

8/ Magabiztos hozzáállás

Egy VA-tól elvárják, hogy minden esetben feltalálják magukat, és ne mondják azt semmire, hogy nem tudom, vagy utána kell néznem. A tökéletes VA mindent megold, és akkor is higgadt marad, amikor éppen leveri a víz egy számára teljesen ismeretlen feladat hallatán.

9/ Alkalmazkodó képesség

Végezetül egy VA tökéletesen alkalmazkodik a változó helyzetekhez, ápolja a jó munkakapcsolatokat. Megeshet, hogy időről időre új megbízókkal kerül kapcsolatba. Ez megköveteli tőle, hogy munkamódszereit az ügyfél preferenciáihoz igazítsa. A felsorolt soft készségek birtoklása biztosítja, hogy a virtuális asszisztens sikeres és eredményes legyen a munkájában.