Mindenki küzdött már koncentrációs problémákkal magas stresszhelyzetben, fáradtság vagy külső tényezők hatására. Agyunk aktivitása csökken, és néha lehetetlennek érezzük a fókuszálást az előttünk álló feladatra. Szerencsére, a koncentrációs képesség fejleszthető, ám ez mindennapos gyakorlással jár. Ez hatással van a telefonos kommunikációnk eredményességére is.

A munka megterhelést jelent az emberi szervezet számára, ez vitán felül áll. Azonban fontos kiemelni, hogy ugyanaz a megterhelés nem minden ember szervezete számára jelent ugyanakkora igénybevételt. Sajátos biológiai adottságaink, génjeink, egészségi állapotunk mind-mind befolyásolják a határainkat, így koncentrációs képességünket is.  Néhány egyszerű módszerrel azonban sokat javíthatunk ezen.

Egyik ezek közül a napirend készítése.

Fontossági sorrendet állítani feladataink között és ezzel együtt kitűzni egy célt, egy olyan időintervallumba, amelyben tudjuk, hogy megvalósítható, nagyban leegyszerűsíti a mindennapi munkavégzést. Nem szabad azonban rugalmatlannak lenni, fel kell készülnünk az esetleg ölünkbe pottyanó plusz feladatokra. A hatékony telefonálás összpontosítást igényel.

Ezen felül a zavaró tényezők kiiktatása is segíthet.

Természetesen a külső behatások megszűntetésére legtöbb esetben nincs lehetőség, de saját munkakörnyezetünk kialakításában néhányat így is el tudunk kerülni. Érdemes mellőzni, hogy nagy háttérzajban telefonáljunk. Jobb bezárni a böngészőt, ha amúgy sincs rá szükségünk a hívás kezelése közben. A feleslegesen megnyitott ablakok is zavaróak lehetnek, ha épp a számítógép is szükséges a telefonbeszélgetés lefolytatásához. Nem szégyen például a kollégáinknak szólni, hogy ne zavarjanak minket, ha épp egy ügyféllel beszélünk.

Gondolataink kontrolálása

Gondolataink kontrollálása is elengedhetetlen a megfelelő fókusz eléréséhez – és ezt a legnehezebb megvalósítani. A leghatékonyabb módszer itt a kívánt cél pontos kitűzése, elkalandozás esetén pedig fegyelem, amivel visszatérünk ahhoz, amivel eredetileg foglalkoztunk, azaz a tökéletes telefonhívás lebonyolításához.

Szünet

Szintén fontos szerepet játszik az időnk és szüneteink megfelelő beosztása. Szünetet tartani azért szükséges, mert az önkontroll fárasztó, és az akaraterő is véges energiaforrás. Szünet nélkül a koncentráció megtörik, felszínesek leszünk, és könnyebben kalandozunk el. Azért arra is figyeljünk, hogy ne keressük mindenáron a szünet lehetőségét, hogy „elkanyarodjunk” az éppen intézendő híváscéloktól.

A felsoroltakon kívül még számos gyakorlati módszerrel is próbálkozhat az, aki fejleszteni szeretné ezt a képességét. Érdemes minél többet kipróbálni, és végül a nekünk leginkább megfelelőbbet alkalmazni, vagy akár alkalmanként a számunkra leghatékonyabbakat váltogatni.