Telefonos ügyfélszolgálat ügyvédi irodáknak

Az ügyvédi irodáknak az egyik legfontosabb kihívása az ügyfelekkel való kapcsolattartás, függetlenül attól, hogy magánszemélyeket vagy cégeket szolgálnak ki.

Az ügyvédek elfoglalt emberek.

Legtöbbször azért, mert a megbízásaikon dolgoznak és nincs idejük hívások fogadására a nap bármely szakában, hogy megvitassák az ügyfelekkel az új vagy a folyó ügyeket.

A vállalkozások által igénybevett ügyvédi irodáknak gyakran összetett információkkal kell rendelkezniük, a magánszemélyeket kiszolgáló ügyvédeknek pedig rengeteg bejövő hívásra kell válaszolniuk.

Időigényes az is, hogy az újonnan érkezett megkeresésekhez hatékonyan össze kell gyűjteniük azokat a releváns információkat, amelyek meghatározzák, hogy életképes ügyfelekké válhatnak-e.

A szolgáltatásaik bonyolultsága miatt az ügyvédi irodák gyakran úgy érzik, hogy a nappali recepciós megoldások sok esetben fenntarthatatlan költségeket okoznak.

Nehéz megtalálni a jó adminisztratív asszisztenseket, akik tapasztalattal rendelkeznek az ügyvédekhez intézett hívások kezelésében, és általában magas fizetést, drága költségeket igényelnek.

Az iroda presztízsét növeli, ha mindig elő hang fogadja a hívókat

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás fontos tevékenység minden vállalkozás számára, akár jogi szakterületről van szó, akár nem. Ez az első jelentős marketingtevékenység egy olyan rendszer bevezetéséhez, amely az új ügyfelek folyamatos áramlását biztosítja a cég részére.

Minden iroda el tudja dönteni, hogy valóban szüksége van egy élő recepciós alkalmazottra, vagy hatékonyabb talán kiszerveznie bizonyos feladatokat.

Az ügyvédek ideje is drága, ezért a leggyakrabban azokat a hívásokat szervezik ki külsős teletitkárnő szolgálathoz, melyek megoldásához ők nem szükségesek.

Időpontegyeztetés kiszervezése

Az ügyféllel való kezdeti kapcsolatfelvétel lehetővé teszi a cég számára, hogy új kapcsolatot építsen, vagy kiszűrje a nemkívánatos ügyfeleket.

Érdemes megvizsgálni, hogy hány új ügyfélmegkeresés végződik üzletkötéssel.

Természetesen minden ügyvédi irodánál más szám lehet az a kritikus határ, amely felett sokkal költséghatékonyabb a kiszervezés. Az erre fordított időről nem is beszélve, mert számukra nyilvánvalóan az a legfontosabb erőforrás.

A kiszervezett teletitkárnő szolgálat az ügyfelek folyamatos kiszolgálását biztosítja a mindennapi életben. Ezenkívül professzionálisan kezelik aggályaikat és ütemezik a találkozókat.

Rendkívül fontos, hogy a nem fogadott, vissza nem térő vagy nem megfelelően fogadott hívások miatt bevételkiesés ne forduljon elő.

A call center szolgáltatások elegendő személyzetet kínálnak akár 24 órás szolgálatban is, amennyiben ez szükséges. A NON-STOP híváskezelés a tengerentúli kapcsolatokkal rendelkező ügyvédi irodáknál jellemző igény.

A kiszervezett telefonos ügyfélszolgálatot vállaló cég gondoskodik saját alkalmazottairól, ami időt és pénzt takarít meg az emberi erőforrásokban, és ez a legfontosabb ok, amiért megfizethető és jövedelmező.

A telefonos ügyfélszolgálat kiszervezésével a jogászok pontosan akkor tudnak válaszolni az ügyfeleknek, amikor erre idejük van és ezzel a munkájuk is hatékonyabbá válik.

Még ennél is fontosabb, hogy a szolgáltatás lehetővé teszi az ügyvédi iroda számára, hogy a beérkező hívások folyamatos megválaszolása helyett a fő üzleti tárgyalásaira koncentráljon.

Téma szelektálás

Nagyobb, 20-30 ügyvéddel rendelkező irodák egyik fő problémája, hogy a beérkező hívás a megfelelő ügyvédhez kerüljön. Ez egy egyszerű lépésnek tűnik, viszont ezzel nem szabad, hogy egy jogász foglalkozzon, mert túl drága lenne hozzá a munkaideje.

Viszont jobban megvizsgálva abból a szempontból, hogy ezt egy arra kijelölt személy végzi főmunkaidőben, vagy delegálják egy más feladatokkal megbízott alkalmazottra, már nem is olyan egyszerű.

Természetesen vannak olyan cégek, ahol sokkal hatékonyabb házon belül megoldani ezt a feladatot, viszont a tapasztalataink alapján mind költség, mind teljesítmény tekintetében eredményesebb a kiszevezés.

A telefonos beszélgetéseken keresztül a call center munkatársai azonosítják az egyes hívások relevanciáját és megteszik a megfelelő lépéseket, vagyis a megfelelő szakértelemmel foglalkozó ügyvédhez irányítják a hívót vagy a témát.

A kiszervezett call centerek révén az ügyvédi irodák képesek folyamatosan új ügyfeleket szerezni, elküldeni a dokumentumokat e-mailben, találkozókat ütemezni a potenciális ügyfelek részére, a szkripteket személyre szabni, minősített leadeket rangsorolni, hitelesített képviseletet biztosítani.

Ügyvédi iroda általános nehézségei

– Túl sok hívás érkezik egy időben, és nem elég a személyzet, hogy megválaszolja mindent

– Egy induló ügyvédi iroda számára túl költséges lehet, hogy valakit alkalmazzon a hívások fogadásához

– Kisebb iroda vagy önálló ügyvéd nem mindig tudja felvenni a telefont

A call center munkatársai mindig fogadják a hívásokat olyan professzionális módon, ahogyan azt megbízójuk szeretné, ahogyan maguk is válaszolnának a hívásokra.

Nem beszélve arról, hogy sokkal olcsóbb, mint akár egy részmunkaidőben dolgozó ügyfélszolgálatos. Ez a megtakarítás azonnal visszatérhet a cégbe.

Azok a hívók, akik értékelik, ha egy élő hang köszönti őket, sokkal nagyobb valószínűséggel folytatnak üzleti tevékenységet hosszú távon is.

Tanácsok call center választáshoz

Átfogó stratégiai célok

Az ügyvédi irodáknak meg kell fontolniuk, hogy miért alkalmazzák a kiszervezett szolgáltatásokat, például mert csökkentik a költségeket. Az üzleti cél megismerése megkönnyíti a kiválasztási folyamatot.

Az új eseteket rögzítő call center, a potenciális ügyfelek szűrése és az esetek kezelése

A jogi szakterülettel foglalkozó call centerek gyakran összetett struktúrákkal rendelkeznek. Néhány operátor csak új eseteket rögzít, mások pedig az esetek kezelésén kívül hívásokat válaszolnak meg.

A jó call center egy olyan szabályozott rendszert alakíthat ki, amely szűri az érdeklődőket, kezeli a kiemelt fontosságú ügyeket stb.

Fontos, hogy olyan call centert válasszon a cég, amely megérti az ügyvédi irodák speciális igényeit.

Gyakran előfordul, hogy a nagy ügyfélszámú szolgáltatók csak a nem bonyolult, nagy mennyiségű forgalmat kezelik. A közepes méretű call centerek testre szabhatóbbak az ügyvédek általános követelményeihez és magához az ügyvédi irodához is.

Élő hangos híváskezelési folyamat

A hívások fogadásán kívül egy dedikált call center elvégzi a kezdeti érdeklődők tájékoztatását és a találkozók tervezését a potenciális ügyfelekkel a cég ügyvédei számára.

A rendszeresített és hatékony folyamat kiküszöbölheti a cég és ügyfelei közötti zavarokat, amelyek hosszú távon növelhetik az új, hosszú távú kliensek számát.

A rendes üzleti tevékenységek javítása alapvető lépés a jó és reprodukálható gyakorlatok terén az ügyvédi iroda jövedelmezőségénak javítása érdekében.

Szakértelem a téma szelektálásában

A jó call centernek meg kell határoznia a vállalat egészének folyamatait is, különösen az új gyakorlati területeken. Például, ha létrejön egy új kategória, a call centernek tudnia kell, hogy az adott szakterület kihez tartozik az irodán belül

Mivel a jogi ágazat magas szakmai színvonalat követel, ugyanolyan professzionális, jogi ügyekben jártas call center kiválasztása szükséges.

Az ügyvédi irodák telefonos ügyfélszolgálatának kiszervezése azt fogja eredményezni, hogy vállalkozása hatékonyabbá válik, és optimalizálja a kommunikációt is.